A iminente entrada em vigor do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) no Brasil, a menos de nove meses do seu início, está expondo uma lacuna crítica na gestão fiscal das empresas: a dependência persistente de processos lentos e manuais. Um levantamento recente destaca que, apesar de uma percepção elevada de automação, muitas companhias enfrentam desafios significativos que podem comprometer sua adaptação ao novo cenário tributário.
O Diagnóstico da "Falsa Automação" no Setor Corporativo
Uma pesquisa da V360, empresa especializada em automação de pagamentos a fornecedores, revela dados alarmantes sobre a eficiência dos processos fiscais. A maioria das empresas demonstra lentidão no registro de notas fiscais: 62,2% levam mais de 20 dias para essa tarefa, e impressionantes 22,3% ultrapassam 30 dias. Este cenário contrasta fortemente com a afirmação de 87% das companhias de possuírem um alto nível de automação fiscal, o que especialistas caracterizam como 'falsa automação'. Isso ocorre quando sistemas digitais, embora presentes, ainda exigem intensa intervenção humana para validações e conclusões de processos, evidenciando gargalos operacionais críticos.
Gargalos na Integração e Validação de Notas Fiscais
A pesquisa, que ouviu 355 profissionais de médias e grandes empresas – das quais 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensais –, aprofunda-se nas razões dessa automação incompleta. Embora 61% das empresas consigam capturar notas fiscais automaticamente, apenas 49% conseguem registrá-las no sistema sem nenhuma ação manual. Essa discrepância é atribuída à necessidade de integrações e validações adicionais dos sistemas Enterprise Resource Planning (ERP), o 'cérebro' das operações empresariais, para operarem plenamente no complexo ambiente tributário brasileiro. Izaias Miguel, CEO da V360, pontua que muitos documentos, mesmo que capturados digitalmente, requerem ajustes e conferências manuais antes de prosseguir, dissipando a ilusão de automação total.
Riscos Operacionais e a Urgência da Conformidade
A fragilidade não se restringe ao registro; estende-se à validação das notas fiscais. Somente 48% das empresas realizam uma conferência completa, comparando itens, valores e quantidades com os pedidos de compra. Outras 44% executam checagens parciais, e 8% ainda dependem de processos totalmente manuais. Este cenário eleva consideravelmente os riscos de pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, um problema amplificado em companhias com grande volume de fornecedores. Miguel ressalta que o tempo entre a emissão e o registro de uma nota é um termômetro de eficiência; prazos prolongados indicam acúmulo de exceções e retrabalho, aumentando a suscetibilidade a falhas.
A Reforma Tributária como Impulsionador de Transformação Estratégica
A chegada do novo modelo tributário, com a implementação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que comporão o IVA Dual, agravará as pressões sobre as estruturas atuais. Empresas precisarão adaptar seus sistemas para operar simultaneamente com regras antigas e novas, um desafio complexo para estruturas pouco integradas. O CEO da V360 enfatiza que o principal obstáculo não será apenas compreender a reforma, mas executá-la dentro de sistemas que hoje já demonstram fragilidades nos processos de validação. A automação, nesse contexto, deixa de ser meramente operacional para se tornar uma ferramenta estratégica essencial para a agilidade e competitividade.
Fase de Testes e Obrigações Acessórias Imediatas
Em 2026, a reforma tributária entrará em sua fase de testes, com as empresas cobrando alíquotas simbólicas de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, que serão deduzidas dos tributos atuais. A partir de 2027, cinco tributos sobre o consumo serão gradualmente extintos, e as alíquotas de CBS e IBS subirão. Contudo, mesmo com taxas simbólicas, as obrigações acessórias são imediatas: as empresas deverão destacar CBS e IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e informar corretamente a classificação fiscal de produtos e serviços. Embora a Receita Federal tenha suspendido temporariamente as multas por falta de discriminação dos novos tributos, a necessidade de adaptação sistêmica e processual permanece urgente, consolidando a automação como um diferencial estratégico para navegar pelas mudanças.
Empresas com processos verdadeiramente automatizados e integrados tendem a ganhar agilidade, mitigar custos e reduzir a margem de erro, posicionando-se à frente na nova era fiscal brasileira. Por outro lado, aquelas que persistirem com processos fragmentados e excessivamente manuais correm o risco de enfrentar maiores custos operacionais, falhas de conformidade e dificuldades significativas de adaptação, reiterando a urgência da transformação digital completa.
